Malatya Büyükşehir Belediyesi tarafından aktif halde kullanılmaya başlanan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) uygulaması 1. yılını doldurdu.
Malatya Büyükşehir Belediyesi, 24 Ağustos 2015 tarihinden itibaren uygulamaya konulan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile tüm belgelerin ÜRETİM, KAYIT, ERİŞİM ve MUHAFAZA işlemlerini belli bir plan dâhilinde yürüterek, kayıtlı bilgilerin olabildiğince etkili bir biçimde işleme konulmasını sağlıyor.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile elektronik imza, e-Yazışma, belge formatları, ulusal ve uluslararası uyumluluk kriterleri, standart dosya planı, güvenlik seviyeleri, devlet teşkilatı veri tabanı ve resmi yazışma kuralları gibi birçok konuda bağımlılıklar içermekte.
Konuyla ilgili olarak Büyükşehir Belediyesi tarafından verilen bilgilere göre, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile 1 yılda Büyükşehir Belediyesince 130.000 adet belge üretildi.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi sayesinde Malatya Büyükşehir Belediyesi; belgeyle ilgili olağan işlemlerin birçoğunun fiziksel ortamda yapılması sırasında harcanan zaman ile karşılaştırılamayacak kadar kısa sürede gerçekleştirilmesine ve mükerrer işlemlerin önlenmesine imkân sağlayarak, belgeye işlem yapma sürecini hem iyileştiriyor, hem de hızlandırıyor.
Fiziksel ortamda sürdürülen belge yönetimi ile
- Belgenin çıktısının alınması, harmanlanması ve onay için hazırlanması,
- Belgenin deftere kaydedilmesi, dağıtımı sırasında zimmetlenmesi,
- Muhafaza edildiği ortamda aranması,
- Parafe, koordine ve onay makamlarının takip edilmesi,
- Bir yerden başka bir yere iletilmesi (dağıtım, havale, kurye, posta işlemleri),
- İstatistiklerinin tutulması,
- Yaşam döngüsü içinde izlenmek suretiyle güvenliği ile ilgili tedbirlerin alınması,
- Çoğaltılması, dosyalanması, arşivlenmesi ve imha edilmesi,
gibi birçok işlem ve zaman süreci gerçekleşirken, Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile Kurum içerisinde her türlü belgenin tamamen elektronik ortamda;
- Hazırlanması,
- Onay sürecinden geçirilerek e-imza ile imzalanması,
- Hangi kullanıcıda ne kadar sürede, hangi işlem için beklediğini görüntüleyebilme,
- Versiyon takibinin yapılması,
- Saklanması/muhafazası,
- Ağ üzerinden ilgili adreslere dağıtılması,
- Otomatik olarak arşivlenmesi ve imhası,
- Direktif, yapılan işlemler ve güvenliğine yönelik takibinin yapılması,
- Raporlarının alınması,
- İş süreçlerine dinamik olarak dâhil edilmesi gibi ihtiyaçların karşılanması sağlanmaktadır.
EBYS kullanımı ile belgenin, taslak olarak oluşturulma, onaylanma, dağıtım ve kullanılma sürecinde ihtiyaç duyulan yazıcı çıktısı sayısı azaldığından 1 yılda yaklaşık 400.000 adet kâğıttan ve bu belgelerin basımı için kullanılacak tonerden tasarruf edilmiştir.
Bunun dışında;
- Belge dosyalama, arşivleme ve depolama giderlerinin minimum seviyelere inmesi sağlandı.
- Aynı belgenin/bilginin farklı makamlarda mükerrer olarak depolanması ve dolayısıyla kaynak israfı önlendi.
- Sayısı artan belgelerin güvenliğini sağlamak için alınacak koruma tedbirleri ile tahrip olan belgelerin bakımı için sarf edilen kaynaktan tasarruf edildi.
- Cari işlerin azalması ile personel tasarrufu sağlandı.
- Kayıtlı Elektronik Posta entegrasyonları gerçekleştirilerek kargo, posta giderlerinde azaltma ve süre tasarrufu sağlandı.
- Belge Doğrulama Sayfası hazırlanarak belenin dağıtımı yapılan kamu kurum ve kuruluşlar, şirketler veya şahıslar belge altında bulunan doğru kodunu bu sayfaya girerek belgenin kurumumuzda üretildiğini onaylamakta ve .eyp dosyasını indirebilmektedir.
- Belge Takip Sayfası hazırlanarak vatandaşlarımızın kurumumuza bildirdiği dilekçe belgesini nerede ve hangi işlem aşamasında olduğu bilgisini alabilmektedir.
Bülten
